SharePoint

SharePoint - веб-платформа для организации совместной работы, управления документами и создания внутренних порталов, разработанная компанией Microsoft. SharePoint входит в состав Microsoft 365 и позволяет компаниям создавать корпоративные сайты, хранить и систематизировать документы, а также автоматизировать бизнес-процессы.

В интернет-маркетинге SharePoint используется для хранения маркетинговых материалов, совместной работы над контентом, управления доступом к брендбукам и создания внутренних баз знаний.

Основные возможности SharePoint

Управление документами

SharePoint предоставляет централизованное хранилище для всех типов документов с поддержкой версионности, контроля доступа и расширенного поиска. Маркетинговые отделы используют SharePoint для хранения:

• Утверждённых логотипов и брендбуков.
• Шаблонов презентаций и документов.
• Маркетинговых материалов и креативов.
• Отчётов и аналитических данных.

Корпоративные порталы

На базе SharePoint можно создавать внутренние сайты для отделов и проектов. Например, портал маркетингового отдела может содержать:

• Календарь маркетинговых активностей.
• Базу знаний по продуктам.
• Галерею approved-креативов.
• Доску объявлений и новостей команды.

Совместная работа

Несколько пользователей могут одновременно работать над документами, оставлять комментарии и отслеживать изменения. Интеграция с Microsoft 365 позволяет открывать и редактировать документы прямо в браузере.

Поиск и обнаружение контента

SharePoint обладает мощным поисковым движком, который индексирует не только названия файлов, но и их содержимое, метаданные и комментарии.

Автоматизация процессов

С помощью Power Automate (ранее Microsoft Flow) можно создавать автоматизированные рабочие процессы, например:

• Утверждение маркетинговых материалов перед публикацией.
• Согласование бюджета на кампанию.
• Автоматическое создание задач при добавлении новых документов.

Структура и иерархия SharePoint

SharePoint имеет чёткую иерархическую структуру:

• Семейство сайтов (Site Collection). Верхний уровень организации. Каждое семейство имеет собственные настройки, разрешения и базу данных.
• Сайты (Sites). Внутри семейства могут быть подсайты для разных отделов или проектов.
• Библиотеки и списки (Libraries & Lists). Основные контейнеры для документов и данных.
• Элементы (Items). Отдельные файлы, записи или задачи.

Разрешения и безопасность

SharePoint предоставляет гибкую систему управления доступом:

• Уровни разрешений. Чтение, редактирование, полный доступ.
• Группы. Можно создавать группы пользователей с одинаковыми правами (например, «Маркетологи», «Дизайнеры», «Руководство»).
• Наследование. Разрешения могут наследоваться от родительского сайта или назначаться индивидуально.
• Доступ для внешних пользователей. Можно предоставлять доступ агентствам и подрядчикам без учётной записи в вашем домене.

SharePoint Online vs локальная версия

SharePoint существует в 2 основных вариантах:

• SharePoint Online. Облачная версия, входящая в подписку Microsoft 365. Не требует администрирования серверов, обновляется автоматически.
• SharePoint Server (локальная версия). Устанавливается на собственных серверах компании. Даёт полный контроль, но требует затрат на администрирование и инфраструктуру.

Для большинства компаний рекомендуется SharePoint Online, так как он всегда актуален и не требует обслуживания.

Интеграция с Microsoft 365

SharePoint тесно интегрирован с другими продуктами Microsoft:

• Microsoft Teams. Каждая команда Teams имеет связанный сайт SharePoint для хранения файлов.
• OneDrive. Личное облачное хранилище пользователя синхронизируется с SharePoint.
• Outlook. Можно отправлять ссылки на документы SharePoint прямо из почты.
• Power BI. Публикация отчётов на сайтах SharePoint.
• Microsoft Planner. Задачи и планы могут быть связаны с документами.

SharePoint для маркетинга

Единое хранилище бренда

Все утверждённые материалы хранятся в одном месте с чёткими правами доступа. Никто случайно не использует устаревший логотип.

Управление доступом для агентств

Можно предоставить внешним подрядчикам ограниченный доступ только к нужным папкам, не давая доступа ко всей внутренней информации.

Календарь маркетинговых активностей

Общий календарь помогает планировать кампании и избегать конфликтов.

База знаний по продуктам

Централизованное хранение описаний продуктов, технических характеристик и маркетинговых аргументов.

Управление контентом для разных регионов

SharePoint позволяет создавать отдельные сайты для разных стран или регионов с локальным контентом.

Примеры использования в маркетинге

• Агентство. Хранение макетов для разных клиентов, разграничение доступа, история версий.
• Корпоративный отдел. Общая база отчётов по кампаниям, доступная всем маркетологам.
• Продуктовая команда. Сбор и систематизация маркетинговых материалов для запуска нового продукта.
• Региональные команды. Синхронизация маркетинговых активностей в разных странах.

Типы сайтов SharePoint

• Командные сайты. Для совместной работы внутри отдела или над проектом.
• Коммуникационные сайты. Для публикации новостей и информации для широкой аудитории внутри компании.
• Центральные сайты. Объединяют несколько связанных сайтов в единую структуру.

Связанные термины

• Microsoft 365
• OneDrive
• Microsoft Teams
• Power Automate
• Интранет
• Управление документами