Kaiten
Kaiten - российская система управления проектами и задачами, основанная на методологии канбан. Платформа позволяет визуализировать рабочие процессы, отслеживать загрузку команды, планировать проекты и анализировать эффективность работы. Kaiten ориентирован на российский рынок и учитывает локальные особенности ведения бизнеса.
В интернет-маркетинге Kaiten используется для наведения порядка в хаосе задач, визуализации всех процессов и держания под контролем множества одновременно выполняемых проектов.
Возможности Kaiten
[править]Платформа предоставляет полный набор инструментов для управления маркетинговыми командами.
Рабочие пространства и доски
[править]В Kaiten можно создавать неограниченное количество пространств и досок даже на бесплатном аккаунте. Для отдела маркетинга можно организовать отдельные доски для каждого направления: SEO, контент, SMM, реклама, PR, или выделить на одной доске дорожки для разных типов проектов.
Карточки задач
[править]Каждая задача оформляется в виде карточки, где хранится вся информация: - Описание и дедлайн - Ответственные сотрудники и участники - Приоритет и метки - Чат для обсуждения прямо внутри карточки - Прикреплённые файлы и черновики
Декомпозиция задач
[править]Крупные маркетинговые проекты можно разбивать на управляемые части несколькими способами: - Создание родительских и дочерних карточек - Использование чек-листов внутри карточки - Связывание задач между собой, даже если они на разных досках - Настройка блокировок, когда одна карточка блокирует другую
Инструменты планирования
[править]Kaiten предлагает диаграмму Ганта для визуализации последовательности выполнения задач, выявления узких мест и контроля ресурсов. Календарь помогает планировать контент-план и визуализировать активности на неделю или месяц.
Метки и приоритеты
[править]Метки помогают классифицировать задачи по: - Приоритетности (срочные, важные) - Направлениям и проектам - Требующим повышенного внимания Руководитель с первого взгляда на доску видит, кто чем занят и что не выполнено вовремя.
Аналитика и отчёты
[править]Kaiten предоставляет автоматические отчёты, которые оцифровывают все процессы и движение задач: - Суммарный отчёт по отделу и каждому сотруднику - Отчёт по срокам задач (выполненные в срок и просроченные) - Контрольный график для мониторинга аномальных отклонений
Применение в маркетинге
[править]Организация работы отдела
[править]На примере компании «Техпортавтосервис» с отделом маркетинга из 9 человек, обслуживающих 25 филиалов, Kaiten помог организовать прозрачные процессы. Команда создала под каждого сотрудника отдельную доску с актуальными для него задачами. При распределении задач руководитель сразу видит, может ли он дать новую задачу конкретному специалисту или тот уже загружен.
Управление спринтами
[править]Перед стартом спринта задачи делятся на три типа: - Быстрые (около 10 минут) - Стандартные (до 4 часов) - Проектные (от 4 часов до 4 дней)
Мониторинг производительности
[править]Команда из 9 человек закрывает 83% задач (против 60% до внедрения Kaiten), каждый сотрудник выполняет от 60 до 90 карточек в месяц. Руководитель видит, что некоторые сотрудники могут перегружать себя сложными проектами, а другие - брать только лёгкие задачи.
Адаптация команды
[править]При внедрении Kaiten важно активное участие руководства. Некоторые сотрудники могут сопротивляться, опасаясь, что коллеги увидят просроченные дедлайны. Руководителю пришлось настоять, чтобы сотрудники отказались от личных ежедневников и перенесли все процессы в Kaiten.
Преимущества Kaiten
[править]- Российское ПО с учётом локальных особенностей
- Бесплатный аккаунт с неограниченным количеством досок и участников
- Глубокая аналитика и отчётность
- Возможность создавать доски под каждого сотрудника
- Прозрачность загрузки команды
Влияние на производительность
[править]После внедрения Kaiten маркетинговый отдел стал работать на 20% эффективнее. Процент завершения задач вырос с 60% до 83%. Управление командой стало легче благодаря прозрачной системе - задачи не теряются и не застревают в бэклоге, а сотрудники не перегружаются.
